Караганда, ул.Гоголя, 31, каб. 201, 204 | +7 (7212) 400861 400862

Как проводить мероприятия в рамках государственного заказа (часть вторая)

Центр финансируется НАО "Центр поддержки гражданских инициатив" в рамках государственного гранта  "Организация и развитие гражданского центра для поддержки неправительственных организаций по принципу "одного окна" в Карагандинской области" при поддержке Министерства информации и общественного развития РК.


Гражданский центр для поддержки НПО Карагандинской области

Ю.Гусаков                                                 рекомендации специалиста 

 

Форум 2019 1

В предыдущей статье мы говорили о том, какие бывают мероприятия. Сейчас мы рассмотрим особенности проведения мероприятий в рамках государственного социального заказа. 

У каждого государственного социального заказа есть так называемые «технические спецификации». Именно они определяют те мероприятия и их количество, которое необходимо на взгляд заказчика, провести в рамках выполнения проекта. Технические спецификации показывают и количественный охват мероприятиями людей,  и, они же, техспецификации, регулируют продолжительность проведения той или иной работы, того или иного мероприятия. Исполнитель, проводя мероприятия, может проявить творческий подход и провести дополнительно мероприятия, сверх требований, но не заменять или сокращать указанное количество мероприятий заказчиком. 

Прежде чем принимать участие в конкурсе государственного социального заказа, проанализируйте свои возможности и технические спецификации проекта. Иногда встречается такое, что из-за недостатка опыта, знаний, профессионализма и специфики сферы деятельности,  мероприятия проводятся на очень слабом уровне или вообще «заваливаются». А это     имидж не только ваш собственный, это уже имидж всего неправительственного сектора и, даже, государства. 

Одно из условий хорошего проведения мероприятия - выбор места. Правильно выбранное место принесет вам 40% успеха. А какое место правильное, зависит от мероприятия и его цели. Если вы для проведения акции выберете пусть хороший, но зал – акция получится «слабая», так как она привлечет к себе внимание только приглашенных в зал. Тогда как если бы акция прошла на улице, площади, в парке, то присутствующих и принимавших участие будет гораздо больше, чем только те участники, которых вы  пригласили. Цель – привлечь внимание к проблеме будет не полностью достигнута.

Одно условие: если вы проводите мероприятие на улице, площади, парке – об этом должны быть заранее поставлены в известность соответствующие службы и органы. 

Для проведения встреч, круглых столов,  семинаров, семинаров-тренингов лучше выбирать зал, в котором можно передвигать мебель, столы, стулья, так как для работы это иногда очень нужно. 

В больших конференц-залах проводят конференции, фестивали. Но при этом, нужно помнить, что кроме зала должно быть рядом не менее двух – трех меньших помещений, где разместятся рабочие  группы и площадки для обсуждений.

Для праздников лучше выбирать небольшие залы, где хорошая акустика и есть возможность двигаться по залу зрителям и организаторам, ведущим праздник. 

 Перед написанием сценария нужно завести «рабочий план». В нем  нужно «набросать» последовательность ведения мероприятия и прохождения его этапов, а так же всей подготовительной или предварительной работы. В нем не обязательно дословно писать слова тех, кто в это время будет на сцене или во главе события. Можно написать только тезисы. 

По левому краю сценария, как правило, оставляют место для отметки  времени прохождения мероприятия. Время затрат на диалоги, монологи, концертные номера и другие действия. 

Сценарии являются необходимым документом отчета по проведенному мероприятию в рамках государственного социального заказа.

Сам процесс написание сценария - дело сложное, ответственное и довольно долгое. Поскольку это самое творческое дело в процессе проведения мероприятия, то зачастую оно меняет детали (не содержание и ход!!!). Они, эти детали и мелочи, уточняются и корректируется до самого начала проведения мероприятия. 

В сценарий вписываются все слова  участников мероприятия, расписывается ход и очередность действий, а также уточняются декорации, оформление,   реплики, подсказки.

 Ведущему можно держать у себя перед глазами сценарий на всем протяжении проведения мероприятия. 

 Серьезное внимание нужно уделить во время подготовки мероприятия его бюджету. В рамках проекта нужно учесть все мелочи, все крупные и важные затратные моменты. Лучше всего эти расчеты положить в таблицу с назначением ответственного лица за материальное обеспечение мероприятия.

И вот завершение подготовительного этапа – написание пресс-релиза. 

   Хорошо составленный пресс-релиз поможет хорошо ответить на все вопросы журналистов. В нем необходимо указать ответы на  четыре вопроса: 

  • Кто проводит мероприятие
  • Где оно проводится
  • Когда оно проводится
  • И что на мероприятии можно узнать, услышать.

Самая интересная информация в одном абзаце. Потом – подробности,  потом – детали, потом – бэкграунд (справочная информация). 

 Встаньте на место журналиста, которому вы рассылаете пресс-релиз и ответьте на несколько вопросов:

– Кому эта новость будет интересна и почему?

– Изменит ли моя новость жизнь людей и как?

– Расскажу ли я эту новость своему другу или коллеге?

                   – Опубликую ли я эту новость в своем издании?

И вот - подведение итогов и анализ проведенного  мероприятия - самая приятная минута. Подводить итог и делать анализ нужно только в положительном ключе. Ошибки – это уроки. Хорошо, что они есть, значит, есть над чем работать. Специалисты  говорят, что даже самое неудачное мероприятие несет в себе и хорошее и плохое. Учитесь видеть ошибки и примеряйте на  себя к тому, что видите в других мероприятиях. Учитесь у них. Все равно одинаково не получится, даже если будете работать по одному сценарию. 

Удач, успехов и творческих находок!